Cada vez más gimnasios evitan las tareas manuales y optan por las nuevas tecnologías para mejorar la productividad y experiencia de los clientes. Entre esas innovaciones tecnológicas se encuentra el software de gestión, que es un sistema que facilita la organización del negocio y permite personalizar las sesiones. Este sistema es muy popular entre gimnasios, centros de yoga, clubes deportivos y escuelas de baile. Es importante saber que los gimnasios que apuestan por esta tecnología consiguen una mayor productividad al automatizar las tareas diarias.
Al eliminar procesos manuales, el personal se puede centrar en otras funciones que son esenciales para mejorar la experiencia de los clientes. Para disfrutar de todos los beneficios que aporta el software, es fundamental optar por el más idóneo. Por eso, debes elegir un sistema que se ajuste a tus necesidades, tamaño del negocio y presupuesto. La tecnología se ha colado en este sector para aportar productividad y atraer a más clientes. El diario 20minutos explica que a día de hoy más de 3 millones de españoles usan una app de fitness instalada en su móvil.
Cada vez más personas utilizan la tecnología para reservar las clases, hacer deporte de forma online o comprobar las disciplinas que brindan los centros deportivos. En este artículo te explicaremos algunos consejos útiles para elegir el software para tu negocio y las mejores indicaciones para usar esta tecnología de forma correcta.
Factores para elegir un software de gestión deportiva
Elegir un software de gestión deportiva no es una tarea sencilla y, por eso, debes considerar las necesidades de tu gimnasio:
-Precio: no debes priorizar únicamente el precio y elegir el más barato, ya que hay otros factores que son más importantes para acertar con la elección.
–Centralización de datos: el software debe ayudar a conseguir un negocio más ordenado y, por eso, debes elegir un sistema que agrupe en un solo lugar los calendarios de entrenamientos, los cobros, las reservas y los datos de los socios.
-Pagos: es esencial que el software permita la domiciliación bancaria y los pagos online. También es esencial que realice una gestión inteligente de impagos, porque si un cobro viene devuelto, debe automatizar el reintento y enviar una notificación de pago con enlace por tarjeta. Lo ideal es que interrumpa el acceso al centro hasta que el cliente abone el pago.
–Fácil de usar: lo ideal es que el sistema sea fácil de usar para los clientes, por lo que debe ser funcional, cómodo y rápido.
–Herramientas que necesitas: antes de elegir el sistema, puedes preguntarte qué es lo que vas a usar, para elegir un software con las funciones necesarias. Lo que no puede faltar son la base de datos de socios, los cobros y las reservas.
-Crecimiento: lo ideal es que el sistema pueda crecer al mismo ritmo que tu gimnasio, especialmente si añades más disciplinas o contratas más personal.
–Solicitar una prueba: si te quieres asegurar de que el software es el más idóneo para tu negocio, debes pedir una demostración gratuita.
–Control de acceso: esta tecnología debe brindar un control de acceso digital, por lo que debe admitir puertas inteligentes que se abran mediante códigos QR desde la aplicación móvil o reconocimiento biométrico. Esta herramienta agiliza la entrada y controla el aforo de forma fácil y rápida.
–Gestión de reservas: si una sesión de entrenamiento se llena, el software debe estar bien optimizado y gestionar las cancelaciones y la lista de espera. Lo ideal es que avise al siguiente de la lista por orden estricto.
¿Es importante elegir un software proactivo de gestión deportiva?
Antes de elegir el software, es fundamental que brinde herramientas de retención, para mejorar la rentabilidad del negocio. Por ello, los especialistas en software de gestión deportiva de la empresa Gestigym nos explican que el software debe ser proactivo y aportar algunas herramientas que son esenciales para mejorar la experiencia de tus socios:
–Datos para el acceso: el software debe almacenar los datos biométricos de los clientes, como la huella dactilar para el acceso. Esto facilita la entrada y mejora la retención.
–Avisos de falta de asistencia: el software debe alertar al equipo si el cliente lleva más de diez días sin ir al centro deportivo. Estas notificaciones de falta de asistencia permiten que la dirección le contacte antes de que decida darse de baja. Esta herramienta muestra que te preocupas por tus clientes y quieres saber los motivos de las ausencias.
–Clases personalizadas: lo ideal es que esta tecnología permita asignar sesiones de entrenamiento personalizadas para que se ajusten a las necesidades de los clientes. Para mejorar la fidelización, es esencial realizar un seguimiento de los objetivos del cliente.
–Datos de los clientes: para brindar clases personalizadas, debes almacenar información sobre lesiones, condiciones físicas y revisiones médicas de tus clientes.
Consejos para usar correctamente el software de gestión deportiva
A continuación te explicaremos algunos consejos prácticos para que utilices correctamente el software de gestión deportiva y disfrutes de todas sus ventajas:
–Centraliza la información: Reúne toda la base de datos y evita dispersar la información de socios, deportistas, altas, bajas y cuotas en archivos sueltos. Es esencial que programes los entrenamientos y las reservas de instalaciones en un calendario compartido accesible para entrenadores y clientes.
–Elimina la duplicidad de datos: si un monitor apunta la asistencia de un cliente en un papel y tú solo revisas el software, el sistema fracasará. Tanto las asistencias como los cobros y las bajas deben aparecer en el sistema, para mantener una organización. Se debe prohibir anotar esos datos en el Excel o cualquier registro externo. Antes de empezar a usar esta tecnología, hay que unificar los listados antiguos y eliminar clientes duplicados. Lo ideal es actualizar las categorías y quitar la duplicidad de datos.
-Formación: antes de empezar a usar esta tecnología, debes priorizar la formación del personal para evitar un mal uso de la plataforma.
–Configura los cobros: para utilizar el software de forma correcta, debes configurar las domiciliaciones bancarias y el seguimiento de impagados.
–Protege la privacidad: si usas esta tecnología correctamente puedes definir permisos de acceso y proteger la privacidad. Limita lo que pueden modificar los entrenadores, administrativos o clientes.
–Usa los módulos de notificaciones: con los módulos de notificaciones puedes enviar avisos de última hora, cambios de horarios o confirmaciones de asistencia.
¿Cuáles son los beneficios de que los clientes reserven las clases con el software de gestión deportiva?
Si los clientes reservan sus clases a través de un software de gestión deportiva pueden disfrutar de múltiples ventajas:
-Reservar las clases en cualquier momento: el gimnasio debe implementar un sistema de reservas automatizado a través de una página web o app móvil para brindar comodidad. Los clientes pueden reservar o cancelar sus plazas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, ya no es necesario que el monitor o recepcionista anote las reservas por teléfono.
–Listas de espera automáticas: si una clase se llena, se activa una lista de espera automática, ya que el software gestiona el límite de plazas por sesión. Esta tecnología asigna la vacante al siguiente usuario si alguien cancela.
–Evita tareas manuales: algunas funciones manuales provocan estrés y fallos, especialmente las tareas administrativas. El software de gestión deportiva evita que el equipo anote las reservas manualmente en hojas o Excel. Esto mejora la optimización y evita la sobreocupación de salas o las dobles reservas.
–Evita pérdidas económicas: el software envía de manera automática confirmaciones, para liberar la plaza si el cliente no puede asistir.
–Mejora la optimización: el sistema mejora la optimización y toma de decisiones al quedar registrada cada asistencia. Gracias a estos datos, puedes saber las clases más demandadas y el perfil de los clientes que apuestan por estas sesiones.
Lo ideal es ponerse en contacto con una empresa especializada para que te explique el tipo de software que debes elegir, ya que aporta un asesoramiento individualizado. Es fundamental que el sistema cuente con funciones necesarias para tu negocio deportivo.
